Eser kaydı, müzeler, galeriler veya nesneleri toplayan ve koruyan diğer kuruluşlar tarafından kullanılan bir koleksiyon yönetim yazılım sistemine yeni nesnelerin eklenmesi sürecini ifade eder. Bu süreç, nesnelerin kazanımı veya ödünç verilmesi ile ilgili kayıtların oluşturulmasını ve güncellenmesini içerir.

Eser kayıt sürecindeki ilk adım, koleksiyona giren her nesne için bir kayıt oluşturmaktır. Bu kayıt genellikle nesnenin adı, açıklaması, kökeni ve diğer ilgili detaylar gibi temel bilgileri içerir. Bu kayıt, nesne için benzersiz bir tanımlayıcı görevi görür ve müze koleksiyonundaki nesnenin yaşam döngüsü boyunca kullanılır.

Kazanım, koleksiyon yönetiminde kritik bir işlevdir ve müzenin veya kurumun koleksiyonuna eklenmiş nesnelerin belgelenmesini ve yönetilmesini içerir. Koleksiyon yönetim yazılımı, kurumlara kazanım bilgilerini ve kazanım süreciyle ilgili görevleri verimli bir şekilde yönetmek için gerekli araçları sağlar.

Kazanım süreci, nesneler hakkında kayıt numaraları, katalog numaraları, nesne adı veya başlığı, kazanım tarihi, kazanım yöntemi ve mülkiyet transferi gibi önemli bilgilerin izlenmesini ve belgelenmesini içerir. Kayıt numarası, bir nesneye kazanım üzerine atanan benzersiz bir tanımlama numarasıdır ve koleksiyondaki yaşam döngüsü boyunca nesneyi takip etmek için kullanılır.

Envanter kontrolü, koleksiyon yönetim yazılımının temel bir işlevidir çünkü kurumlara nesnelerini takip etme ve bunların hesaba katıldığından ve uygun şekilde yönetildiğinden emin olma imkanı sağlar. Bir KYS'nin envanter kontrol modülü, genellikle ödünç verilen nesneler ve henüz kayda alınmamış nesneler gibi kurumun yasal sorumluluğu olduğu nesneleri belirlemeye yardımcı olan işlevselliği içerir.

Doğru envanter kayıtlarını korumak için, KYS tipik olarak her nesnenin konumu ve durumu hakkında bilgi gerektirir. Bu, nesnenin nerede saklandığı, sergilenmekte mi yoksa depoda mı olduğu ve yakın zamanda erişilip erişilmediği veya taşınıp taşınmadığı hakkında bilgileri içerebilir.

Envanter kontrol modülü ayrıca raporlar oluşturma, nesne durumundaki değişiklikleri zaman içinde izleme ve tüm nesnelerin hesaba katıldığını doğrulamak için fiziksel envanter denetimleri yapma özelliklerini içerebilir. Bazı KYS sistemleri, kurum içindeki nesnelerin konumunu ve hareketini otomatik olarak izlemek için RFID veya diğer izleme teknolojileriyle entegre olabilir.

Genel olarak, bir KYS'nin envanter kontrol modülü, kurumların koleksiyonlarını etkili bir şekilde yönetebilmelerini ve kültürel miras nesnelerini koruma ve muhafaza etmeye yönelik yasal ve etik sorumluluklarını yerine getirmelerini sağlamak için vazgeçilmezdir.

Konum ve hareket kontrolü, kurumlara nesnelerini takip etme ve kayıp veya hasarı önleme konusunda yardımcı olan koleksiyon yönetim yazılımının önemli özellikleridir. Bu özellikler, müze personelinin bir nesnenin kurum tesisleri içindeki mevcut ve geçmiş konumlarını kaydetmesine olanak tanır, böylece gerektiğinde hızlı ve kolay bir şekilde bulunabilir.

Yazılım, hareket tarihlerini ve hareket için yetkilendirmeleri kaydederek tüm hareketlerin yetkilendirilmesini ve izlenmesini sağlar. Bu özellik aynı zamanda kurumlara sergiler, ödünç vermeler veya diğer faaliyetler sırasında nesnelerin hareketini izleme konusunda yardımcı olur. Nesnelerin mevcut ve geçmiş konumlarını izlemenin yanı sıra, koleksiyon yönetim yazılımı depolama konumlarını yönetmek ve alan kullanımını optimize etmek için de kullanılabilir. Bu, özellikle büyük koleksiyonlara sahip kurumlar için faydalı olabilir; burada belirli nesneleri hızlı bir şekilde bulabilmek ve geri alabilmek önemlidir.

Genel olarak, koleksiyon yönetim yazılımının konum ve hareket kontrol özellikleri, kurumların koleksiyonlarını daha verimli yönetmelerine, nesnelere kayıp veya hasar riskini en aza indirmelerine ve yasal ve etik yükümlülüklere uyumu sağlamalarına yardımcı olur.

Koleksiyon yönetim yazılımı için katalog tanımı, nesnelerin kapsamlı bir açıklamasını ve tanımlanmasını sağlayan bilgileri içerir. Bu bilgiler yaratıcı/yapımcı/sanatçı, yaratılış tarihi(leri), yaratılış yeri, köken, nesne geçmişi, nesne üzerine yapılan araştırma ve diğer nesnelerle bağlantılarını içerir.

Koleksiyon yönetim yazılımında konservasyon yönetimi, bir nesnenin konservasyonu hakkındaki bilgilerin küratörlük ve koleksiyon yönetimi açısından yönetilmesini ifade eder. Bu, konservasyon talepleri, inceleme kayıtları, durum raporları, önleyici eylem kayıtları ve tedavi geçmişlerini içerir.

Risk yönetimi, koleksiyon nesnelerine yönelik olası tehditler hakkındaki bilgilerin yönetilmesiyle ilgilidir. Bu, belirli tehditlerin belgelenmesini, önleyici tedbirlerin kayıtlarını, afet planlarını ve prosedürlerini ve acil durum iletişim bilgilerini içerir.

Sigorta ve değerleme kontrol yönetimi, ödünç verilen nesneler dahil olmak üzere kurumun sorumlu olduğu nesnelerin sigorta ihtiyaçlarının belgelenmesini içerir. Ayrıca nesnelerin sigorta amaçları için parasal değerinin belirlenmesini içerir; bu da değerleme uzmanları hakkında adları, iletişim bilgileri ve değerlendirme geçmişi gibi bilgileri içerebilir.

Koleksiyon yönetim yazılımında sergi yönetimi, bir nesnenin sergilenmesi veya teşhirinin yönetilmesini ifade eder; bu da sergi geçmişinin ve nesne için bir sergi için yapılan herhangi bir araştırmanın belgelenmesini içerir. Bazı gelişmiş koleksiyon yönetim sistemleri ayrıca sistemden bilgilerin bir müzenin web sitesinde veya çevrimiçi bir sergide sunulmasına olanak tanıyan özellikler sunabilir.

Koleksiyon yönetim yazılımında sevkiyat, nakliye ve taşıma yönetimi, nesnelerin kurum tesislerinden ayrılmasını ve farklı bir konuma transfer edilmesini yönetmeyi içerir. Bu, konum bilgilerinin, paketleme notlarının, kasa boyutlarının, yetkilendirmelerin, gümrük bilgilerinin ve kurye bilgilerini içeren taşıma yöntemlerinin belgelenmesini içerir.

Ödünç verme ve alma yönetimi, bir nesnenin sorumluluğunun bir müzeden başka bir kuruma veya tam tersi geçici olarak transferidir. Bu, ödünç verme anlaşmalarının, ödünç verme geçmişinin, maliyet ve ödeme kayıtlarının, paketleme listelerinin, mekan bilgilerinin, tesis raporlarının ve gecikmiş ödünç verme kayıtlarının belgelenmesini içerir.

Koleksiyondaki dijital nesnelerin yönetimi; ses, video ve görüntü dosyalarını içerir. Bu, telif hakkı, kullanım kısıtlamaları ve dijital koruma hakkında belgelendirmeyi içerebilir. Daha gelişmiş sistemler, dosyaları dönüştürme, sabit görüntüler çıkarma ve meta verileri düzenleme yeteneğine sahip olabilir.

Bir nesnenin fiziksel durumunun belgelenmesi; kazanımdan önce, sırasında veya sonrasında meydana gelmiş olabilecek herhangi bir hasar, aşınma veya bozulmayı içerir. Bu, gelecekteki bakım ve konservasyon için önerilerin yanı sıra önceki tedaviler veya restorasyonlar hakkında notları içerebilir. Düzenli durum raporlaması, bir nesnenin durumunu zaman içinde izlemek ve harekete geçmeyi gerektirebilecek değişiklikleri belirlemek için esastır.

Bir nesnenin mülkiyet geçmişinin belgelenmesi; önceki sahipler, satıcılar ve müzayede kayıtları hakkında bilgileri içerir. Köken takibi, bir nesnenin özgünlüğünü belirlemek için önemlidir; ayrıca kazanımıyla ilgili olası yasal veya etik sorunları belirlemeye yardımcı olur. Ayrıca bir nesnenin tarihsel bağlamını izlemek ve daha geniş bir kültürel veya sosyal bağlam içindeki önemini anlamak için de faydalı olabilir.

Koleksiyon için yeni nesnelerin kazanılması sürecinin yönetimi; kazanım geçmişinin, değerlendirmelerin, köken araştırmalarının, konservasyon değerlendirmelerinin ve yasal anlaşmaların belgelenmesini içerir. Kazanım yönetimi, yeni nesnelerin sorumlu ve etik bir şekilde kazanılmasını ve kurumun misyonunu ve hedeflerini destekleyecek şekilde koleksiyona entegre edilmesini sağlamak için esastır.

Nesnelerin koleksiyondan çıkarılması sürecinin yönetimi; koleksiyondan çıkarma geçmişinin, yasal gerekliliklerin, etik hususların ve nesneler çıkarıldıktan sonraki durumlarının belgelenmesini içerir. Koleksiyondan çıkarma yönetimi, koleksiyonun bütünlüğünün korunması ve nesnelerin yalnızca gerekli olduğunda ve sorumlu ve şeffaf bir şekilde çıkarılmasının sağlanması için esastır.

Sergiler için planlama sürecinin yönetimi; sergi önerilerinin, bütçelerin, programların, ödünç verme anlaşmalarının ve pazarlama planlarının belgelenmesini içerir. Sergi planlama, kurumun misyonu ve hedefleriyle uyumlu olan ve ziyaretçilere koleksiyon hakkında yeni içgörüler ve perspektifler sağlayan ilgi çekici ve anlamlı sergiler oluşturmak için esastır.

Ziyaretçilerin müze koleksiyonuyla etkileşim kurma yollarının yönetimi; ziyaretçi istatistiklerinin, sergi değerlendirmelerinin ve ziyaretçi geri bildirimlerinin belgelenmesini içerir. Ziyaretçi etkileşimi yönetimi, ziyaretçilerin koleksiyonu nasıl deneyimlediğini anlamak, iyileştirme alanlarını belirlemek ve koleksiyonun takdir edilmesini ve anlaşılmasını teşvik eden ilgi çekici ve anlamlı deneyimler oluşturmak için esastır.

Koleksiyondaki nesnelerin fiziksel konumunun ve hareketinin yönetimi; nesne konumlarının belgelenmesini, nesne hareketlerinin izlenmesini ve fiziksel envanterlerin koleksiyon veritabanlarıyla mutabakatını içerir. Envanter yönetimi, koleksiyondaki nesnelerin fiziksel güvenliğinin sağlanması ve nesne konumları ile hareketlerinin doğru ve güncel kayıtlarının tutulması için esastır.

Koleksiyonla ilgili fikri mülkiyet ve telif haklarının yönetimi; hak sahipliği, izinler, lisanslar ve telif ücretlerinin belgelenmesini içerir. Haklar yönetimi, kurumun ve yaratıcıların fikri mülkiyet haklarını korumak ve koleksiyondaki nesnelere erişimi ve kullanımı yönetmek için esastır.

Koleksiyondaki nesneler için fiziksel depolama ortamının ve koşullarının yönetimi; depolama konumlarının, çevresel koşulların ve haşere yönetiminin belgelenmesini içerir. Depolama yönetimi, koleksiyondaki nesnelerin fiziksel durumunun ve ömrünün korunması ile güvenliklerinin ve erişilebilirliklerinin sağlanması için esastır.

Satış için kuruma konsinye edilen nesnelerin yönetimi; konsinye anlaşmalarının, satış kayıtlarının ve konsinye veren bilgilerinin belgelenmesini içerir. Konsinye yönetimi, kurum için bir gelir akışı sağlamak, koleksiyonu genişletmek ve halka satılacak yeni nesneler sunmak için esastır.

Koleksiyon yönetimi için gerekli fiziksel tesislerin ve altyapının yönetimi; bakım programlarının, onarım kayıtlarının ve ekipman envanterinin belgelenmesini içerir. Tesis yönetimi, koleksiyon yönetim faaliyetleri için güvenli ve işlevsel bir ortam sağlamak, maliyetleri kontrol etmek ve kaynak tahsisini optimize etmek için esastır.

Koleksiyonla ilgili dijital varlıkların yönetimi; dijital dosyaların, meta verilerin ve koruma politikalarının belgelenmesini içerir. Dijital varlık yönetimi, dijital olarak doğmuş ve dijitalleştirilmiş materyalleri korumak ve bunlara erişim sağlamak, dijital araştırma ve çalışmaları desteklemek için esastır.

Sergiler için tasarım ve planlama sürecinin yönetimi; sergi konseptlerinin, tasarımlarının ve bütçelerinin belgelenmesini içerir. Sergi tasarım yönetimi, koleksiyonu sergileyen ve ziyaretçileri çeken ilgi çekici ve bilgilendirici sergiler oluşturmak, kurumsal hedef ve amaçları karşılamak için esastır.

Koleksiyonla ilgili eğitim ve programlama girişimlerinin yönetimi; program hedeflerinin, hedef kitlelerinin ve değerlendirme metriklerinin belgelenmesini içerir. Eğitim ve programlama yönetimi, çeşitli kitlelerle etkileşim kurmak, kültürel anlayış ve takdiri teşvik etmek ve koleksiyonun topluluğa olan değerini ve uygunluğunu göstermek için esastır.